¿Sientes que trabajas mucho pero el tiempo no te cunde? quizás sea porque te organizas mal. Una buena organización ayuda no solo a sacar el trabajo adelante sino a relajarse más y a ganar en salud. Queremos darte 10 consejos para que inviertas tu tiempo de la forma más eficiente posible:
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1. Escribe todo
Tanto si te gusta tener una agenda y escribir a mano como si prefieres el planificador de tareas de Google siempre es importante tener un lugar donde apuntar las cosas. Lo que no queda escrito se olvida con facilidad. Debes luchar contra la tentación de decir «esto no se me va a olvidar, es demasiado importante», es habitual que un porcentaje de cosas importantes se te olviden al cabo del año. Somos humanos.
Si usas el calendario Google, recuerda que existe un código por colores muy útil, aunque lo más utilizado con diferencia son las carpetas y agendas personalizadas que trataremos en el siguiente punto:
2. Usa carpetas personalizadas para cada tema
Las carpetas personalizadas permitirán que tus clientes tengan presente a tu empresa, consiguiendo mejorar tu imagen y tu reputación entre el público objetivo, pero también las puedes utilizar tú para localizar rápidamente cada uno de tus proyectos. Asignado por ejemplo un color diferente a cada carpeta o imprimiendo una imagen que te haga reconocer rápidamente cada trabajo solo con ver la portada. También puedes crear para todos los miembros de tu equipo y ayudar a crear conciencia de equipo de trabajo. No te confundirás jamás de carpeta.
Existen carpetas con solapa para localizar con rapidez un apartado en concreto, y las hay disponibles en todos los tamaños: carpetas a5 con solapa, carpetas A4 sin solapa, carpetas para introducir en el interior tarjetas de visita, carpetas de anillas o de aros, etc. Las hay en papel, con estucado mate, offset y reciclado, en gramajes que van de los 300, 350 y 400 gramos.
3. Mantén limpio tu espacio de trabajo y tu hogar
Nada deprime más que como volver a casa o ir a trabajar a un escritorio o apartamento desordenado y desorganizado. Dedica algo de tiempo a la semana para limpiar tu casa. Al ordenar un espacio hogareño la sensación de bienestar mejora, está demostrado.
Cuando te toque hacer limpieza no tengas miedo a tirar a la basura aquello que no usas, descubre lo bien que sienta deshacerse de cosas que llevan meses o incluso años apiladas sin usarse. No permitas dejar las cosas en el lugar que no le corresponde, a la larga se forma un caos que cuesta volver a ordenar. Póntelo fácil.
4. Simplifica todas tus tareas
Piensa en las tareas o proyectos más difíciles y largos. Tómate unos minutos para escribir las partes más importantes del proyecto y compararlo con una lista de los pasos innecesarios o los más largos. Tómate el tiempo para pensar de qué manera podría ser más eficiente y simplificar el proceso. Si lo haces, puedes ganar mucho tiempo y ayudará a desarrollar un hábito más eficiente. Piensa que es una inversión de tiempo y no un gasto.
Ah! y procura empezar por aquello que menos te apetece. No procrastrines.
5. Haz una cosa a la vez
Concéntrate en una cosa a la vez. Por ejemplo, en lugar de tratar de escribir correos electrónicos mientras asistes a una reunión. Si tienes que hacer un montón de llamadas telefónicas para tu trabajo, reserva una hora en la que lo único que hagas sea ponerte al día con tus llamadas telefónicas, y luego reserva otra para correos electrónicos.
6. Márcate plazos y cúmplelos
Es importante que anotes plazos para tus tareas, por peregrinas que sean, incluso si es para una tarea pequeña o para recordarse escribir tarjetas de felicitación navideñas. Lo que no se planifica no se hace. No dejes que las tareas se te acumulen, aunque estés cansado es mejor no dar lugar a que el volumen de tareas sea inviable.
7. Revisa el correo electrónico solo después de que hayas completado algo
Los empleados de oficina reciben un promedio de más de 100 correos electrónicos por día y pasan 6,3 horas revisando sus mensajes personales y de trabajo. Aunque los expertos tienen opiniones encontradas sobre si debes revisar tus correos electrónicos a primera hora de la mañana, el CEO de Boomerang y experto en productividad de correo electrónico, Alex Moore, dice que ha tenido éxito al revisar sus mensajes solo después de haber completado una tarea: «Justo antes de irme a casa [del trabajo], lo último que hago es mirar lo que necesito hacer e intentar organizarlo por prioridad para el día siguiente».
8. Desarrolla una estricta rutina matutina
La forma en que comienzas tu día a menudo establece el tono de cómo te sientes yendo al trabajo, a una reunión o incluso a una entrevista de trabajo. Es por eso que muchos líderes empresariales exitosos se apegan a una estricta rutina matutina.
Para el empresario multimillonario Richard Branson, su rutina matutina incluye levantarse a las 5 a.m. todos los días para hacer ejercicio, desayunar y pasar tiempo con su familia. Para el millonario Tony Robbins, cada mañana comienza con 10 minutos de meditación.
9. Celebra reuniones semanales contigo mismo
Encontrar un momento para repensar las prioridades de tus tareas puede ser difícil, pero tienes que hacerlo. Steve Jobs sugería volver a evaluar tu lista de tareas pendientes y preguntarte cada cierto tiempo: «¿Esto que estoy haciendo me está conduciendo a donde quiero estar en el futuro? ¿En mi carrera? ¿En mi vida?, si la respuesta es no durante demasiado tiempo cambia.
10. Implementa la regla de los dos minutos
Con esta regla, cualquier acción que se pueda llevar a cabo en dos minutos o menos se completa de inmediato. Los expertos dicen que es una práctica que implementan muchos de los mejores empleados, ya que les permite terminar rápidamente pequeñas tareas antes de acumularse y ocupar más espacio mental del que merecen.
