Los 8 trucos infalibles para organizar un evento exitoso
Cómo organizar un evento exitoso

Organizar un evento para el lanzamiento de un nuevo producto, marca o servicio es un gran desafío. Se tiene una gran responsabilidad para que salga bien, porque es el tramo final de un proceso de desarrollo que a buen seguro ha necesitado gran cantidad de recursos materiales y humanos. Cuando toca organizar un evento hay que preveer lo imprevisible y no dejar nada al azar. Para no olvidarte de nada existen modernas herramientas que te pueden servir de guía de marketing para eventos. No tienes excusa.


Para evitar cometer errores del bulto basta con seguir estos 9 consejos básicos. Son los pasos fundamentales que hay que tener en cuenta a la hora de celebrar un evento:


Encuentra la ubicación apropiada para organizar un evento

Escoge para tus invitados un lugar inspirador: prestigioso, inusual, innovador… Por supuesto, debe ser de fácil acceso, con aomplio aparcamiento y lo suficientemente grande para acomodarlos a todos. Internet es tu mejor aliado para encontrarlo, pero aún así plantéate una visita física para asegurarte que la descripción es exacta. Esta visita es también una oportunidad para hacer preguntas prácticas: ¿cuáles son los procedimientos de cancelación? ¿La elección del servicio de catering es gratuita? ¿Puedes poner música? ¿Hasta qué hora? ¿Es suficiente la conexión a Internet en todas partes? ¿El lugar sigue siendo accesible para todos, incluso después de cierto tiempo? Cuáles son los arreglos para la limpieza, la eliminación de residuos… Enumera todas tus preguntas cuidadosamente y pide confirmación por escrito de la información recibida antes de firmar el contrato de reserva.

Una vez que hayas encontrado el lugar ideal, no te olvides de comprobar que estarás bien asegurado. Aunque nunca es agradable prever lo peor, hay que estar atento, sobre todo en lo que se refiere a los seguros. Tanto si estás alquilando una sala como si intentas protegerse de los peligros que pueden surgir durante tu evento, recuerda consultar con tu compañía de seguros, o la del arrendador del lugar elegido, para saber qué riesgos están cubiertos y cuáles no.

Impulsa tu evento

Planifica los momentos más destacados para darle ritmo y fuerza a tu evento. Tus invitados han venido a descubrir tu novedad, pero ni se te ocurra ponerles a todos a dormir con un discurso soporífero. Para presentar tu producto, se precisa de un discurso dinámico y conciso. Piensa también en un vídeo de calidad para ilustrar tu discurso.

Trucos para organizar un evento con éxito
El éxito está en los detalles

La presencia de una personalidad importante del sector puede ayudar a traer gente a tu fiesta y hacer que sus invitados se sientan bien. Hay organismos especializados en este campo. Suele costar bastante dinero, pero merece la pena. Pide también a las personalidades que vengan que lo comuniquen en sus redes sociales. No olvides tener una plantilla de presupuesto para eventos para saber hasta dónde puedes llegar en tu presupuesto.

Elige la fecha y la hora para organizar un evento

Elegir una fecha no es trivial. Hay que tener en cuenta varios parámetros. En primer lugar, debes averiguar, en internet o en fuentes que probablemente estén bien informadas si no hay un evento en la misma fecha que pueda atraer a las mismas personas que tú pretendes convocar.

El día de la semana también es importante. Ya puedes tachar el lunes, que debería usarse para tus recordatorios, y el viernes, que está demasiado cerca del fin de semana.

En cuanto al tiempo, es bastante variable y depende mucho del tipo de producto que se estés lanzando y del formato que se prefiera. Las primeras horas del día se dedican generalmente a los periodistas para que tengan tiempo de escribir sus artículos en la segunda mitad del día. Si estás lanzando un producto para el público en general, una noche después del trabajo es probablemente el momento ideal para invitar a la gente: bloggers, clientes, socios… etc.

Prepara tu lista de invitados

Configurar la lista de invitados no es una tarea fácil. En primer lugar, deberás identificar los públicos afectados: clientes, socios, proveedores, representantes electos, periodistas, personas influyentes, etc. Para esto último, tienes dos opciones: o bien puedes hacer la investigación tú mismo poniéndote en contacto con la redacción o buscar artículos, blogs o cuentas en los medios de comunicación e internet que estén relacionados con tu actividad. También puedes recurrir a una agencia especializada. Esto es un costo adicional, pero también es un gran ahorro de tiempo y la garantía de un verdadero know-how.

No dudes en invitar a más gente de la que hay disponible porque inevitablemente te encontrarás con rechazos y cancelaciones de última hora. Es mejor dejar una impresión de lleno que de vacío.

Elige el momento adecuado para hablar de ello

El anuncio de un lanzamiento no debe diluirse en el tiempo porque el soufflé puede caer rápidamente y es mejor atacar mientras aún está la cosa caliente.

En primer lugar, unos dos meses antes del día D, puedes enviar un «guarda la fecha» por correo electrónico a tus invitados. Esta “pre-invitación” atraerá la atención de tus invitados a tu evento y te ayudará a fijar la fecha en su agenda.


Aproximadamente un mes antes del evento, envía tu invitación. Se debe adjuntar un enlace para confirmar su presencia o, si no, una dirección de correo electrónico de contacto. Incluye una visión general del atractivo programa que vas a ofrecer. No dudes en llamar de nuevo si lo crees necesario y envía un último e-mail de recordatorio la semana antes del evento, sólo para recordar a los más ocupados.

Publica tu evento

La cobertura mediática de tu evento es un paso esencial pero delicado. Es necesario adaptarse a los diferentes tipos de medios.

En el caso de los medios de comunicación tradicionales, puede ser relevante planificar un evento previo dedicado a los periodistas, tras el cual les entregarás un kit de prensa (en papel y en formato digital) en el que se presentará tu nuevo producto o servicio e imágenes en alta definición. También puedes optar por una estrategia destinada a reservar la noticia «en exclusiva» a un medio de comunicación particularmente estratégico para ti, lo que garantiza en general un spin-off muy cualitativo.

Los bloggers y otros influencers no deben ser dejados de lado. Puedes invitarlos a tu evento, pero planifica otros eventos adicionales y atención especial para ellos.

Las redes sociales se han convertido en una necesidad para promover tu evento. Planea un hashtag dedicado a transmitir la noticia del lanzamiento. Puedes indicarlo en las invitaciones para trabajar en tus memes de Twitter, Facebook o Instagram para dar un vistazo a lo que viene y despertar la curiosidad y la envidia entre tus invitados.

También puedes usar los medios de comunicación en directo para aumentar el atractivo de tu evento. Pero ten cuidado, para aprovecharlo al máximo, es esencial prepararlo con mucha antelación.

Céntrate en un plan establecido para organizar un evento

A pesar de toda la anticipación siempre puede ocurrir un imprevisto, asi que procura tener un plan B para todo. no improvises. Y no te olvides de ensayar la presentación.

Exprime el guión al máximo

El tema y la escenografía deben estar en línea con el producto. Es lo que realmente impresionará a tus invitados, así que sé creativo.

Al igual que la escenografía, la elección del catering debe estar en línea con tu tema. Cocina molecular para un objeto de alta tecnología, comida orgánica para un producto natural… También hay que tener cuidado de planificar ampliamente para que nunca se agoten las bebidas y los bocadillos.

Si tienes un presupuesto limitado y quieres optimizar tus costes, no dudes en proponer asociaciones a restaurantes o empresas de alimentación. Gracias a tu evento y a la presencia de los medios de comunicación influyentes, ellos también se benefician de ser conocidos, por lo que también les interesa.

¿Qué te ha parecido este artículo sobre cómo organizar un evento exitoso? déjanos tu comentario.

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